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KI-Compliance

KI-Compliance: Richtlinie, Datenschutz und gehärtete Microsoft 365 Umgebung | Trans4mation AC

KI-Compliance für Kanzleien und Mittelstand

Endlich klar geregelt, was KI bei Ihnen darf

Regeln, Datenschutz und Technik – in Ihrer Reihenfolge.

Ohne verbindliche Vorgaben entscheidet jede Person selbst, welche Mandanten- und Unternehmensdaten in ein KI-Werkzeug wandern. Wir schaffen die Grundlage für sicheres Arbeiten: mit einer KI-Richtlinie, unserer Datenschutzfolgenabschätzung für Microsoft Copilot und unserem Sicherheitscheck für Ihre Microsoft-365-Umgebung. So holen Sie sich die Kontrolle zurück.

Kostenloses Erstgespräch buchen Zu den Leistungen
Mitarbeiterin steht gelöst in einem hellen Büro, über ihr eine grafische Kette aus Symbolen für Checkliste, Schutz, Struktur, Einstellungen und Dokument

Kurz gesagt

Die Frage ist häufig nicht mehr, ob KI genutzt wird, sondern ob ihre Nutzung kontrolliert erfolgt. Fehlende Regeln können zu Datenschutz-, Compliance- und Haftungsrisiken führen.

  • Keine Regel, welche Daten in welches Werkzeug dürfen
  • Keine Bewertung, ob die Verarbeitung zulässig ist
  • Rollen und Freigaben in Microsoft 365 über Jahre gewachsen

Die Leistungen

Vier Leistungen im Überblick

Regel, Datenschutzbewertung und technische Absicherung ergänzen sich, sind aber unabhängig voneinander buchbar.

Aufgeschlagene gedruckte Richtlinie auf einem hellen Schreibtisch, daneben Notebook und Tablet

KI-Richtlinie Standard

Die fertige Muster-Richtlinie als bearbeitbare Vorlage – ohne individuelle Anpassung, sofort verfügbar.

Zwei Personen sichten an einem Besprechungstisch gemeinsam einen Entwurf am Notebook
Meist gewählt

KI-Richtlinie Plus

Dieselbe Richtlinie, individuell zugeschnitten auf Ihre Systeme, Datenarten und Rollen – inklusive Abstimmungsrunde.

Illustration eines Bewertungsrasters: eine abgestufte Risikomatrix in Blautönen mit Häkchen in einzelnen Feldern und Schutzsymbolen an den Achsen

Datenschutzfolgenabschätzung

Die Mustervorlage für Microsoft Copilot mit Risikokatalog, Maßnahmenkatalog und Bewertungsmatrix – plus Einweisung in Aufbau und Anwendung.

Mitarbeiter prüft am Notebook eine Auswertung mit Risikomatrix, Kennzahlenkachel und Maßnahmentabelle

Microsoft 365 Sicherheitscheck

Wir prüfen Ihre Umgebung auf sicherheitsrelevante Konfigurationen, priorisieren die Funde und setzen die freigegebenen Härtungsmaßnahmen um.

Unsicher, womit Sie anfangen sollen?

Der Normalfall – genau dafür ist unser Erstgespräch da. Wir hören uns Ihre Ausgangslage an und empfehlen die Reihenfolge, die zu Ihren Systemen und Ihrem Zeitrahmen passt. Kostenlos, ohne Vorbereitung.

Kostenloses Erstgespräch

Gehört auch zu diesem BereichGrundlagenschulung nach EU AI Act. Die Richtlinie regelt, die Schulung befähigt: KI-Kompetenz für alle Mitarbeitenden, ohne Vorkenntnisse, mit Schulungsnachweis je Teilnehmerin und Teilnehmer. Details folgen auf der Bereichsseite Schulungen.

Jede Leistung ist einzeln buchbar. Alle Inhalte stehen weiter unten, die Preise in der Preisliste.

Flyer KI-Compliance herunterladen (Flyer in Arbeit) Compliance im Shop buchen (Link folgt)

Inhalte im Detail

Was jede Leistung tatsächlich umfasst

Damit Sie vorher wissen, was Sie buchen: alle Inhalte, Voraussetzungen und Abgrenzungen je Leistung. Klicken Sie auf eine Leistung, um die Details ein- oder auszublenden.

1

KI-Richtlinie Standard

Die fertige Muster-Richtlinie, die Sie selbst anpassen und freigeben.

Inhalte der Richtlinie

  • Regelungen zu zulässigen KI-Systemen, abhängig von der Datenklassifizierung
  • Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Datenklassifizierung
  • Festlegung zulässiger und unzulässiger Anwendungsfälle
  • Vorgaben zur regulatorischen Bewertung nach den Anforderungen des EU AI Act
  • Anforderungen an Transparenz, Kennzeichnung und Qualitätssicherung von Ergebnissen
  • Schutz personenbezogener Daten, Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum
  • Fairness, Nichtdiskriminierung und menschliche Kontrolle bei Entscheidungen
  • Verfahren zur Risiko- und Ethikbewertung samt Risikoklassifizierung
  • Anforderungen an Dokumentation, Protokollierung und Monitoring
  • Rollen, Verantwortlichkeiten, Schulungen, Freigabeprozesse und Meldewege
  • Regelungen zu Sicherheitsvorfällen, Verstößen und Sanktionen
  • Regelmäßige Überprüfung der Richtlinie

Rahmen

Voraussetzungen
Bearbeitungsmöglichkeit für DOCX, keine Copilot-Lizenz nötig
Empfehlung
Ablage in Microsoft Teams oder SharePoint Online

Abgrenzung: Sie erhalten eine bearbeitbare Mustervorlage. Eine Prüfung oder Anpassung an Ihr Unternehmen ist nicht enthalten – dafür gibt es die KI-Richtlinie Plus.

2

KI-Richtlinie Plus

Dieselbe Richtlinie, aber auf Ihre Systeme, Datenarten und Rollen zugeschnitten.

Zusätzlich zur Standardfassung

  • Abstimmung der eingesetzten und geplanten KI-Systeme
  • Anpassung der Richtlinie an Organisation, Systeme und Datenarten
  • Festlegung zulässiger und unzulässiger Nutzungsarten
  • Regelungen zu Datenschutz, Informationssicherheit und menschlicher Kontrolle
  • Definition interner Rollen, Verantwortlichkeiten und Freigaben
  • Gemeinsame Besprechung des Richtlinienentwurfs
  • Einarbeitung der abgestimmten Anpassungen

Rahmen

Voraussetzungen
Keine Copilot-Lizenz nötig

Empfohlen, wenn Microsoft 365 Copilot eingeführt wird oder bereits im Einsatz ist.

3

Datenschutzfolgenabschätzung für Microsoft Copilot

Die Mustervorlage samt Einweisung.

Die Vorlage umfasst

  • Beschreibung der eingesetzten Microsoft Dienste und des Anwendungsfalls
  • Analyse der verarbeiteten Daten, betroffenen Personengruppen und Zwecke
  • Prüfung der rechtlichen und vertraglichen Grundlagen samt Auftragsverarbeitung
  • Bewertung internationaler Datenübermittlungen und Speicherorte
  • Analyse von Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen
  • Vorbefüllter Risikokatalog typischer Datenschutzrisiken beim KI-Einsatz
  • Katalog technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen
  • Bewertungsmatrix aus Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadensausmaß und Restrisiko
  • Hinweise zur Festlegung zusätzlicher Schutzmaßnahmen
  • Kurze Einweisung in Aufbau, Anwendung und eigenständige Bearbeitung

Rahmen

Format
Excel-Datei, SharePoint-Lösung oder Teil Ihres Brain
Empfehlung
Vorher die KI-Richtlinie Plus
4

Microsoft 365 Sicherheitscheck und Umgebungshärtung

Wir prüfen, priorisieren, stimmen ab – und setzen um, was Sie freigeben.

Inhalte

  • Aufnahme der bestehenden Umgebung und der eingesetzten Dienste
  • Prüfung administrativer Rollen und privilegierter Benutzerkonten
  • Analyse vorhandener Berechtigungskonzepte und externer Zugriffe
  • Prüfung von Identitäten, Authentifizierung und Zugriffsschutz
  • Prüfung von Teams, SharePoint Online, OneDrive und Exchange Online
  • Prüfung von Freigaben, Gastzugriffen und externer Zusammenarbeit
  • Bewertung bestehender Sicherheitsrichtlinien und Schutzmaßnahmen
  • Einordnung des Microsoft Secure Score und relevanter Empfehlungen
  • Abstimmung der umzusetzenden Maßnahmen mit Ihnen
  • Umsetzung der freigegebenen Härtungsmaßnahmen

Rahmen

Voraussetzungen
Administrative Zugriffsrechte, keine Copilot-Lizenz nötig

Der Aufwand verteilt sich auf Aufnahme und Abstimmung, Besprechung der Analyseergebnisse, Freigabe der Umsetzung und Ergebnisübergabe. Für erweiterte Schutzfunktionen können zusätzliche Lizenzen für Microsoft Entra, Defender, Intune oder Purview nötig sein; das prüfen wir im Rahmen der Analyse.

Nach der Freigabe

Compliance ist kein Dokument, sondern ein Zustand

Regeln sind schnell aufgeschrieben, im Betrieb tauchen dann die Zweifelsfälle auf. Dafür gibt es zwei Lösungen: die KI-Sprechstunde und die KI-Beratung.

Beraterin mit Headset spricht am Notebook in einer Onlinebesprechung mit einem Teilnehmer

Ergänzend buchbar

KI-Sprechstunde

Zwei feste Termine im Monat, je eine Stunde: Sie sammeln Ihre Fragen im Vorfeld, priorisieren sie und schicken sie uns vorab zu – so bleibt uns Zeit, bei Bedarf zu recherchieren, bevor wir gemeinsam sprechen.

  • Klärung aktueller Fragen zur KI-Nutzung
  • Unterstützung bei konkreten Anwendungsszenarien
  • Verbesserung vorhandener Arbeitsaufträge und Abläufe
  • Besprechung auffälliger oder unzureichender Ergebnisse
  • Hilfestellung bei neuen Anwendungsfällen
  • Einordnung neuer Funktionen und Möglichkeiten
  • Beratung zu sicherer und verantwortungsvoller Nutzung
  • Unterstützung fortgeschrittener Anwender und Multiplikatoren

Dazu ein monatliches Update zu neuen Funktionen und Entwicklungen.

Mindestlaufzeit ein Jahr, buchbar zu den Bereichen Schulungen, Brain4Kanzlei und KI-Compliance. Preis siehe Preisliste.

Und wenn es konkret wird: KI-Beratung nach Aufwand

Die KI-Beratung kümmert sich individuell um Ihre Anliegen: Beratung zu Microsoft 365, Copilot und weiteren KI-Lösungen, Prüfung Ihrer Anforderungen, Unterstützung bei Konfiguration und Einführung, Beratung zu Lizenzen und Berechtigungen.

Stundensätze siehe Preisliste.

Termin für KI-Beratung buchen
Beraterin und Kunde sitzen nebeneinander am Notebook und besprechen gelöst eine Einstellung
Erstgespräch zur KI-Sprechstunde Flyer KI-Sprechstunde (Flyer in Arbeit)

Preise und Buchung

Alles transparent nachlesen und direkt buchen

Alle Preise der Compliance-Leistungen stehen in der Preisliste, buchbare Leistungen im Shop. Unsicher bei der Auswahl? Dann klären wir das vorher im kostenlosen Erstgespräch.

Preisliste

Alle Preise im Überblick: die vier Compliance-Leistungen, die KI-Sprechstunde und die Stundensätze für Beratung.

Zur Preisliste

Shop

Leistungen und Lizenzen direkt online bestellen, ohne Angebotsschleife und ohne Wartezeit.

Zum Shop

Erstgespräch

Kostenlos und ohne Vorbereitung: Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein und empfehlen die Reihenfolge.

Termin buchen

Die Preise gelten für Unternehmen bis 50 Mitarbeitende; für größere erstellen wir ein individuelles Angebot.

Weitere BereicheKI-Compliance ist einer von vier Bereichen unseres KI-Angebots. Dazu kommen KI-Schulungen für die Kompetenz im Team, Brain4Kanzlei für strukturiertes, per KI abrufbares Wissen und die KI-Beratung nach Aufwand für die technische Umsetzung, dazu die KI-Sprechstunde. Details folgen auf den eigenen Bereichsseiten.

Häufige Fragen

Kurz und konkret beantwortet

Was ist eine Datenschutzfolgenabschätzung überhaupt?

Eine Datenschutzfolgenabschätzung ist eine nach Art. 35 DSGVO vorgeschriebene, systematische Analyse einer Datenverarbeitung mit voraussichtlich hohem Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen – etwa beim Einsatz von KI-Systemen wie Microsoft Copilot. Sie beschreibt die Verarbeitung, bewertet die Risiken für Mandanten und Mitarbeitende und legt fest, mit welchen Maßnahmen diese Risiken verringert werden.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Richtlinie Standard und Plus?

Standard ist die fertige Muster-Richtlinie als bearbeitbare Vorlage, ohne Prüfung oder Anpassung an Ihr Unternehmen. Plus ist dieselbe Richtlinie plus Abstimmung: Wir nehmen Ihre eingesetzten und geplanten KI-Systeme auf, passen die Richtlinie an Organisation, Systeme und Datenarten an, definieren Rollen, Verantwortlichkeiten und Freigaben, besprechen den Entwurf mit Ihnen und arbeiten die Änderungen ein.

Warum reicht informelle KI-Nutzung ohne Richtlinie nicht aus?

Ohne Richtlinie entscheidet jede Person für sich, welches Werkzeug für welche Daten genutzt wird. Das führt zu uneinheitlichen Standards, unklaren Zuständigkeiten und einem schleichenden Kontrollverlust über Mandanten- und Unternehmensdaten. Eine Richtlinie schafft einen verbindlichen, dokumentierten Rahmen, auf den sich Mitarbeitende und Aufsichts- oder Prüfstellen gleichermaßen berufen können.

Brauchen wir eine Microsoft 365 Copilot Lizenz?

Nein. Für die KI-Richtlinie, die DSFA-Mustervorlage und den Microsoft 365 Sicherheitscheck ist keine Microsoft 365 Copilot Lizenz erforderlich. Für den Sicherheitscheck brauchen wir administrative Zugriffsrechte und eine geeignete Microsoft 365 Lizenz für die zu prüfenden Sicherheitsfunktionen; für erweiterte Schutzfunktionen können zusätzliche Lizenzen für Microsoft Entra, Defender, Intune oder Purview nötig sein. Das prüfen wir im Rahmen der Analyse.

Was bedeutet Schatten-KI und warum ist sie ein Risiko?

Schatten-KI bezeichnet die unkontrollierte Nutzung von KI-Werkzeugen außerhalb offizieller Freigaben, etwa private Copilot- oder Chatbot-Zugänge für dienstliche Zwecke. Dabei gelangen Mandanten- und Unternehmensdaten häufig in Systeme ohne geprüften Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Kenntnis über Speicherorte und ohne Kontrolle über die Weiterverarbeitung.

In welcher Reihenfolge sollten wir anfangen?

Jede Leistung ist einzeln buchbar. Welche Kombination und Reihenfolge bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch – abhängig davon, welche KI-Systeme Sie einsetzen, welche Datenarten dabei verarbeitet werden und wie Ihre Organisation aufgestellt ist.

Wer setzt die technischen Änderungen um, die sich aus der Richtlinie ergeben?

Die im Sicherheitscheck vereinbarten Härtungsmaßnahmen setzen wir nach Ihrer Freigabe um. Für alles darüber hinaus – Konfiguration weiterer KI-Werkzeuge, Lizenz- und Berechtigungsfragen, Einführungsbegleitung – gibt es die KI-Beratung nach Aufwand.

Wo finden wir die Preise?

Alle Preise stehen in unserer Preisliste, buchbare Leistungen im Shop. Sie gelten für Unternehmen bis 50 Mitarbeitende; für größere erstellen wir ein individuelles Angebot.

Nächster Schritt

Legen wir Ihren Rahmen gemeinsam fest

In einem kostenlosen Erstgespräch ordnen wir ein, wo Sie stehen, und empfehlen, mit welcher Leistung Sie anfangen sollten. Ohne Verpflichtung.

Kostenloses Erstgespräch buchen Preisliste ansehen
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